Vi byggde det vi själva saknade

Det är kvällen före slutrapporten. På bordet ligger huvudboken, resultatrapporten och budgeten som finansiären beviljade. De går inte ihop. Bredvid sitter bokföringsbyrån och flyttar kostnader mellan konton och projekt tills de gör det.

Så såg det ut för oss. Varje månad, varje kvartal och vid varje projektavslut. Timme efter timme, samtidigt som projekten skulle drivas.

Vi har drivit och utvecklat organisationer i många år. Föreningar, projekt, sociala företag. Vi har sökt pengar, fått pengar och burit ansvaret för dem. Det som tog musten ur oss var aldrig själva arbetet. Det var administrationen runt omkring.

Varje finansiär har sina egna regler. Vilka kostnader som får tas, hur stora de får vara, hur löner och sociala avgifter ska fördelas. Med en finansiär går det. Med två blir ansvaret tungt. Med fler blir rapporteringen nästan hela jobbet. Glädjen när ett projekt beviljades följdes därför alltid av en oro. Klarar vi att förvalta pengarna rätt?

Vi letade efter hjälp. Vi köpte tre olika affärssystem. Alla var byggda för att sälja, inget för att följa en budget. Vi anlitade bokföringsbyråer som bokförde kostnaderna, men ingen följde upp dem mot finansiärernas regler. Den hjälpen kostade mycket och blev ändå inte rätt.

Så vi gjorde som de flesta. Vi skötte allt själva, eftersom det nästan aldrig gick att få täckning för en controller. Flera Excelfiler, en för varje regelverk. Vi hoppades att medarbetarna tolkade budgeten rätt och satte kostnaderna på rätt projekt. Det gjorde de inte alltid.

Maarbles ger er kontroll. Ni följer varje projekt för sig och hela organisationen på en gång. Ni ser vad som är använt och vad som finns kvar. Ni ser vilka medarbetare som är fullt täckta av projektbudgetarna, och hur länge. Då kan ni planera bemanningen i god tid, i stället för att upptäcka luckorna när det redan är för sent. Medarbetarna kopplar sina kostnader till rätt projekt direkt och har själva koll. Ledningen ser samma bild, varje dag.

Ni behöver inte vara ekonomer för att förstå den bilden. Maarbles pratar inte kontonummer. Kostnaderna hamnar i budgetposterna, alltså de poster ni faktiskt har lovat att följa upp. Det är ett språk som alla i organisationen förstår.

Men det som känns som magi är motorn. Den läser era kostnader, jämför dem med budgeten och stämmer av mot villkoren ni har godkänt hos varje finansiär. Hamnar något fel säger den ifrån, innan det hamnar i rapporten.

Siffrorna kommer från er egen bokföring och reglerna från villkoren ni redan har skrivit under. Maarbles hittar inte på något. Den läser, jämför och säger till.

När det är dags att redovisa finns allt redan på plats. Varje projekt samlar sin budget, sitt utfall och alla underlag. Ni skickar hela projektet till revisorn, som direkt ser allt ni har gjort. Styrelsen och andra intressenter får en rapport för hela verksamheten. Hur det har gått, hur det ser ut jämfört med förra året, vart pengarna går och var ni kan göra annorlunda.

Det betyder att ni kan agera i tid. Ni fattar beslut medan de fortfarande spelar roll, utan att ringa bokföringsbyrån eller vänta på en controller. Makten att förstå era egna siffror ligger hos er.

I dag kör vi Maarbles i vår egen verksamhet. Den sparar oss minst 25 timmar i veckan, mer än en halvtidstjänst. Ju fler projekt och finansiärer, desto mer tid får man tillbaka. Tid för det vi faktiskt är här för.

Vi byggde Maarbles för oss själva. Nu finns den för er.