Från kopplad bokföring till färdig slutrapport.

Välkommen

Varje bidrag med sina egna regler, på ett ställe

maarbles samlar bokföring, projekt, finansiärer och rapporter på ett ställe. Den här guiden tar dig genom hela flödet, från att koppla bokföringen till att skicka en färdig slutrapport. Räkna med 10 minuter.

Steg 1

Koppla din bokföring

Allt bygger på din verkliga ekonomi. Fortnox kan kopplas med ett klick. Använder ni annat system? Importera en SIE-fil. Fungerar med alla svenska bokföringsprogram.

1. 1Gå till Inställningar → Bokföring.
2. 2Välj Fortnox och godkänn åtkomst, eller ladda upp en SIE-fil.
3. 3Vänta någon minut medan transaktionerna synkas.

TipsVi läser bara, vi ändrar aldrig något i ditt bokföringssystem.

Steg 2

Skapa projekt och koppla finansiärer

Varje bidragsprojekt blir en egen vy med budget, regler och rapporter. När du kopplar finansiären (Arvsfonden, Vinnova, ESF…) laddar systemet automatiskt deras villkor.

1. 1Klicka Projekt → Nytt projekt.
2. 2Ladda upp budgeten. AI:n läser raderna åt dig.
3. 3Lägg till finansiär och ladda upp beslutsbrevet.

TipsLadda upp beslutsbrevet så läser vi ut OH-tak, medfinansieringskrav och rapportdeadlines. Ni granskar och godkänner dem innan de börjar gälla.

Steg 3

Mappa kostnader till rätt projekt

Transaktionerna från bokföringen hamnar i en lista. Du knyter dem till projekt och budgetrader, antingen manuellt eller med AI:ns förslag. När det är gjort uppdateras allt automatiskt.

1. 1Öppna Kostnader och fliken Mappa kostnader.
2. 2Välj en kostnad och koppla den till projekt och budgetrad.
3. 3Kostnader som saknar både projekt och kategori ligger under Att kategorisera, med förslag att godkänna.

TipsLönefördelning sker automatiskt via medarbetares projekt-allokering.

Steg 4

Kontrollen mot finansiärens regler

När du knyter en kostnad till ett projekt prövas den mot finansiärens villkor. Bryter den mot en regel säger systemet ifrån där och då, innan kostnaden hamnar i rapporten. På projektsidan ser du läget för varje regel. Kontrollen kräver att projektet har en finansiär kopplad, så projekt som saknar finansiär samlas överst under Projekt. Ingen kostnad går okontrollerad utan att ni vet om det.

TipsRöd flagga? Klicka för att se exakt vilken regel och vilket textstycke i beslutsbrevet den kommer från.

Steg 5

Underlaget till slutrapporten finns redan

När projektet är klart eller en delrapport ska in: tryck Generera rapport. Du får budget vs utfall per rad, tidrapportering, medfinansiering, dokumentlogg. Allt i ett PDF-paket eller via tidsbegränsad delningslänk till styrelse och revisor.

1. 1På projektsidan: "Skapa rapport".
2. 2Välj period (delrapport eller slutrapport).
3. 3Granska, exportera som PDF eller dela länk.

Du är klar

Nästa steg

Bjud in styrelsen, koppla fler finansiärer, lägg in kommande ansökningar i pipelinen. När du har tre eller fyra projekt igång börjar likviditetsprognosen visa sin verkliga styrka. Du ser sommaren redan i april.

TipsBehöver du hjälp? Hör av dig på amanias@changershub.se så svarar vi inom en arbetsdag.